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一. 中央警察大學為因應時代潮流，推廣網路運用，增進民眾與政府之間的瞭解與溝通，有效落實施政目標，特訂定本注意事項。
二. 本校首長信箱區分為「部長電子郵件」及「校長電子郵件」，由本校秘書室負責接收、分案及稽核等工作，一律以「最速件」方式處理，至遲應於三日內結案。
三. 秘書室總收發文於收到「部長電子郵件」後，依業務類別掛總收文號分文，業務單位擬具答覆內容，由承辦人親持奉定，交由秘書室總收發文以電子郵件方式回覆相關機關或學生、民眾後，始可結案歸檔，該等郵件歸檔檔號為01023，保存年限為十年。
四. 秘書室總收發文於收到「校長電子郵件」後，回覆寄件者，告知已收到信件由專人處理中，並依業務類別掛總收文號分文，業務單位擬具答覆內容，由承辦人親持奉定，交由秘書室總收發文以電子郵件方式回覆相關機關或學生、民眾後，始可結案歸檔，該等郵件歸檔檔號為010203，保存年限為三年。
五. 秘書室總收發文於收文或發文時除傳送承辦單位外，應同時副知校長室。
六. 發文時應以首長（部長或校長）口吻及名義回覆。
七. 於答覆民眾來信時，請參照下列首長信箱小組所擬寫之「撰擬回覆函之寫作技巧」辦理。
1. 注意稱謂語、問候語、祝福語：此為基本的書信禮節，從來信中判斷來信者的背景，加上適當的稱謂語及問候詞，例如「○○先生您好」、「○○小姐您好」、「○○君您好」（無法判斷性別時）、「○○同學您好」、「○○小朋友您好」、「您好」（未留下姓名時）等，並於信末加上適當的祝福語。
2. 避免公文用語，用字遣詞要口語化：這是各機關最常出現的問題。例如：「台端來函敬悉」、「上開」、「俾利」、「賡續」、「業已」等，可分別改為：「您的來信我已經收到\謝謝您○月○日的來信」、「上述\前述」、「以利」、「繼續」、「已經」。若涉及專業知識的說明或解釋，也應儘量口語化。
3. 掌握問題重點：民眾來信的內容可能五花八門或毫無頭緒，應就其問題重點回覆。
4. 善用其他資源：若民眾反映的問題可透過網際網路解決或找到答案，則提民眾此項網路資訊；撰擬回覆函的業務承辦人，亦可善用網路資源，補充回覆函的內容，此外，機關首長的言論及演說，或是機關所制定的政策及決策，平常應隨時注意並養成資料蒐集的習慣，作為補充說明。
5. 注意時效性：若民眾反映的問題可於短時間內處理完畢，應在第一時間內回覆；若需要較久的時間查處，也應致函民眾，委婉告知已在處理中，請民眾諒解並耐心等候處理結果。
6. 同情心、同理心、愛心及耐心：對於民眾所陳述的問題，應設身處地考慮其心情感受，而以同理心看待問題。若民眾於來信中表示遭遇不幸或困境，可給予安慰或鼓勵。
八. 本校首長信箱作業流程圖如下 |
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